Hier wordt uitgelegd hoe Bureau Jeugdzorg Noord-Holland (BJZNH) omgaat met gegevens over het kind, de ouders en andere betrokkenen.
Welke gegevens worden geregistreerd?
BJZNH bewaart gegevens van gezinnen en kinderen in een dossier. In dit dossier staan praktische gegevens zoals de naam, het adres en de woonplaats van de ouders en het kind. In het dossier zitten ook rapporten en adviezen van deskundigen, correspondentie en eventueel beschikkingen van de rechtbank. Er is naast een papieren dossier ook een digitaal dossier. Het papieren en digitale dossier vormen samen het totale dossier over een cliënt.
Aparte dossiers
Elke afdeling van BJZNH maakt een eigen dossier over een gezin of kind. Wie te maken heeft met twee afdelingen, zoals de jeugdreclassering en jeugdbescherming, heeft dus twee dossiers. Wel kunnen de medewerkers van Bureau Jeugdzorg alle dossiers inzien. In de nabije toekomst zal BJZNH zo veel mogelijk met één dossier per cliënt gaan werken.
Bij klachten en bezwaren worden ook aparte dossiers opgebouwd.
BJZNH heeft geen koppeling met gegevensbestanden van andere organisaties.
Wat gebeurt er met de gegevens uit het dossier?
De gegevens uit het dossier zijn in principe alleen toegankelijk voor de medewerkers van BJZNH. De medewerker gebruikt die gegevens om zijn werk goed te doen.
Het verstrekken van informatie aan anderen
BJZNH mag gegevens uit uw dossier niet zomaar aan anderen verstrekken. In principe verstrekt BJZNH alleen informatie aan derden als de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven.
In een aantal situaties mag BJZNH ook zonder uw toestemming informatie aan een derde verstrekken. Te weten:
- als er een wettelijke plicht is om gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld in procedures bij de rechtbank
- als het gaat om beroepskrachten die bij de hulp voor u en uw kind zijn betrokken
- als BJZNH het in belang van het kind noodzakelijk acht om gegevens aan een derde te verstrekken en uw toestemming niet is of kan worden verkregen.
BJZNH zal echter altijd zoveel mogelijk in overleg met de cliënt gegevens aan een derde verstrekken.
Wie mogen een dossier inzien?
Iedereen heeft het recht om inzage in zijn eigen gegevens te vragen.
Kinderen die jonger zijn dan 12 jaar kunnen niet zelf vragen hun dossier in te zien. Een jongere die 12 jaar of ouder is, kan wel zelf vragen om zijn of haar dossier te bekijken.
Voor kinderen jonger dan 16 jaar mogen ook de ouder(s) met gezag of voogd het dossier inzien, tenzij dit niet in het belang van het kind wordt geacht.
Andere personen die in een dossier worden genoemd, mogen in principe alleen die gegevens inzien die over henzelf gaan.
Inzage kan worden geweigerd als het belang van het kind zich er tegen verzet of ter bescherming van de privacy van andere personen.
Bijzondere positie ouder zonder gezag
Een ouder zonder gezag heeft in beginsel geen recht op inzage in het dossier van zijn of haar kind. Wel geeft de wet deze ouder het recht om bij BJZNH informatie op te vragen. Dat gaat dan om informatie over belangrijke feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de opvoeding en verzorging van zijn kind. BJZNH is verplicht deze ouder informatie over het kind te geven, tenzij het gaat om informatie die ook niet aan de ouder met gezag wordt verstrekt of het belang van het kind zich er tegen verzet.
Let op: Het gaat hier om een juridische ouder. Dit zijn:
- de moeder
- de vader als hij op het moment van geboorte van het kind met de moeder was getrouwd, die het kind heeft erkend, van wie het vaderschap gerechtelijk is vastgesteld of die het kind heeft geadopteerd
Aanvraag voor het inzien van een dossier
Een verzoek om inzage moet schriftelijk worden gedaan. De brief kan worden gericht aan de contactpersoon bij BJZNH. In de aanvraag moet de officiële naam staan van het kind of de jongere over wie het dossier gaat. Binnen vier weken volgt een antwoord waarin staat of de aanvrager het dossier mag bekijken. Indien u het dossier mag inzien moet u zich eerst legitimeren.
Wijzigen van persoonsgegevens in een dossier
Wie vindt dat persoonsgegevens in een dossier onjuist zijn, kan via een brief vragen gegevens aan te passen. Ook jongeren die twaalf jaar of ouder zijn kunnen dat doen. Voor kinderen die jonger zijn dan twaalf jaar, kan de wettelijke vertegenwoordiger dit verzoek doen. In de aanvraag moet de officiële naam staan van het kind of de jongere over wie het dossier gaat. Binnen vier weken volgt een bericht waarin wordt aangegeven of het wijzigingsverzoek wordt uitgevoerd.
Gegevens worden bewaard
Dossiers van de jeugdhulpverlening, jeugdreclassering en het lokale jeugdbeleid worden vanaf het moment waarop de hulpverlening stopt nog tenminste vijftien jaar bewaard. Dat is wettelijk bepaald.
Indien het kind onder toezicht is gesteld of BJZNH de (voorlopige) voogdij over een kind uitoefent, wordt het dossier bewaard tot het jongste kind van het gezin waartoe het kind dat onder toezicht is gesteld behoort, meerderjarig is geworden. Daarna wordt het dossier op verzoek van het kind (die dan al volwassen is) vernietigd. Indien er niet om vernietiging van het dossier wordt verzocht, wordt het dossier bewaard tot het kind waar het dossier betrekking op heeft 48 jaar oud is.
Indien er sprake is van een melding bij het Advies en Meldpunt Kindermishandeling bewaart BJZNH het dossier tot het jongste kind uit het gezin meerderjarig is geworden als de gegevens van belang kunnen zijn voor een kinderbeschermingsmaatregel of het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling.
Klacht ingediend of bezwaar gemaakt?
De Klachtencommissie bewaart het klachtendossier maximaal twee jaar na de afronding van de klachtenprocedure. Daarna wordt het klachtendossier opgenomen in het dossier van het kind of de jongere op de vestiging van Bureau Jeugdzorg die hem of haar helpt. Voor een bezwaardossier geldt hetzelfde.
Meer weten?
Wie meer wil weten over het omgaan met persoonsgegevens en het privacyreglement, kan hierover vragen stellen aan de contactpersoon bij BJZNH. Hier kunt u het privacyreglement downloaden.